Les 10 conseils de nos experts

Montage et démontage, livraisons, agencements, places de parking… La préparation d’un événement implique de penser à de nombreux détails. Le Service Exposants VIPARIS est là pour vous aiguiller dans la réalisation de votre projet de A à Z. Avant, pendant et après l’événement : la disponibilité sans faille de ses conseillers vous assure un accompagnement sur-mesure. VIPARIS, le meilleur service au m².

LE SERVICE EXPOSANTS VIPARIS EST PRÉSENT À TOUTES LES ÉTAPES

• Avant l’événement, notre plateforme téléphonique et nos chargés d'affaires sont à votre disposition pour vous conseiller et vous orienter dans toutes vos démarches.
• Quel que soit le site sur lequel se déroule votre événement, nos équipes vous aideront à trouver des solutions adaptées à vos besoins.
• Le Service Exposants VIPARIS est également à vos côtés pour faire le point sur les prestations nécessaires, gérer vos projets les plus complexes et répondre à vos demandes de devis.
• Vous pouvez aussi poser toutes vos questions par mail 7j/ 7 sur contact@e-viparisstore.com
• Pendant l’événement, nos équipes de mise en œuvre et d'assistance client sont présentes sur place. Véritable renfort, elles vous orienteront dans vos démarches et répondront à toutes vos demandes de dernière minute.

Pour vous familiariser avec les préparatifs et les équipes en charge de votre événement, nos experts ont consigné le fruit de leur expérience en 10 conseils clés.

1. La préparation d’un événement se déroule en plusieurs étapes : d’abord le montage des stands nus, puis celui des stands équipés, et enfin l'arrivée des exposants. Ce créneau horaire qui vous est consacré est un rendez-vous incontournable pour :

• Prendre possession des lieux.
• Recevoir vos livraisons.
• Agencer votre stand.
• Tester les prestations techniques que vous avez commandées.
• À noter, l’installation de certains équipements est généralement conditionnée à votre présence en tant qu’exposant.

2. Pendant le montage, le Service Exposants VIPARIS continue de vous assister dans vos démarches. Par son intermédiaire, vous pouvez :

• Passer des commandes de dernière minute, dans la limite de la faisabilité.
• Obtenir vos places de parking.
• Demander des renseignements complémentaires.
• Payer vos commandes non acquittées.

3. Les prestataires sélectionnés par VIPARIS sont présents durant le montage. Leur expertise et leur maîtrise du site de l’événement facilitent la plupart des installations, par exemple pour les structures suspendues. Véritable plus, leur présence sur place permet également de gérer vos branchements électriques, connexions internet et toute autre prestation que vous aurez bien voulu confier à VIPARIS.

4. Faire le tour du propriétaire avant le début de l’événement est préférable. Une précaution qui permet de repérer les vestiaires, toilettes, salles de conférences ou zones de restauration, et d’être capable de s’orienter rapidement pendant l’événement.

5. Le jour de l’ouverture, vous pourrez vous consacrer pleinement à vos clients et prospects grâce à ce travail effectué en amont. Le secret d’un accueil serein.

6. N’oubliez pas de vous munir de la liste des contacts essentiels (organisateur, Service Exposants VIPARIS et autres partenaires de l’événement).

7. Pendant l’événement, savoir où trouver l’organisateur de l’événement (également appelé « commissariat général de l’événement »), est indispensable pour toutes vos démarches.

8. Disposer des coordonnées du Service Exposants VIPARIS est précieux. C’est à lui que revient de suivre les prestations que vous avez commandées sur Viparis Store. Il est votre interlocuteur en cas de demande de dernière minute.

9. Le Service Exposants et les équipes techniques VIPARIS sont présents sur le site de l’événement. Ils sont chargés d’assurer le service après-vente des prestations techniques que vous avez commandées. Modification de puissance électrique ou de débit internet, éventuel problème technique… N’hésitez pas à leur faire part de vos besoins sur place. Ils se chargeront de vous apporter des solutions le plus rapidement possible.

10. Les services VIPARIS sont accessibles sur simple appel téléphonique tous les jours aux heures d’ouverture des événements. La garantie d'une intervention rapide et efficace en cas de besoin. 

• Si vous êtes seul exposant sur votre stand, sachez que, faute de relais sur place, il vous sera moins facile de vous en absenter. Une donnée à prendre en compte.
• Si vous souhaitez vous faire livrer du matériel sur place, par exemple des cartons de documentation, nous vous rappelons que le personnel VIPARIS n'est pas habilité à les réceptionner. Nous vous recommandons donc de les prévoir durant la phase d'arrivée des exposants, lorsque vous serez vous-même présent sur votre stand.
• Si vous rencontrez des difficultés avec une prestation commandée sur Viparis Store, nous vous invitons à nous le signaler aussitôt pour permettre à nos équipes techniques d’intervenir au plus vite. Pour une éventuelle réclamation à l’issue de l’événement, adressez votre demande par mail au Service Exposants VIPARIS ou via votre espace client.
• La période de démontage débute à la fin de l’événement, selon les horaires déterminés par l’organisateur. Avant cet horaire, il est interdit de démonter son stand  pour des raisons de sécurité, et par égard pour les exposants et les visiteurs.